Document Management, un "ingredient esential" pentru institutiile financiar-bancare

Aprilie 2009 - Market Watch - nr. 114

Statistica spune ca 8% din documentele scrise se pierd, anual, din cauza erorilor de arhivare; ca un manager aloca un procent considerabil din timpul sau de lucru managementului documentelor si ca un angajat consuma, in medie, saptaminal, intre 3 si 5 ore cautind diverse informatii.

Daca ar fi sa aplicam toate aceste "verdicte statistice" in domeniul financiar-bancar, rezultatul ar fi o institutie de o ineficienta cronica, raportat la standardele actuale. Iar actualul context economic face ca eficientizarea la toate nivelurile sa fie o prioritate majora. Chiar daca impactul crizei mondiale nu este atit de profund in acesta verticala (in raport cu seismul suferit de institutiile financiar-bancare de peste Ocean), prioritatile sunt aceleasi: eficienta operationala, cost scazut al serviciilor, pastrarea marjelor de profit, un nivel superior al serviciilor oferite clientilor, in vederea fidelizarii acestora, si atragerea de noi clienti. Aspect extrem de delicat de altfel, daca e sa dam crezare studiului BMC Churn Index Survey (realizat in 2007 pe un esantion de 12.000 de europeni din 12 tari UE), conform caruia zona financiar-bancara inregistreaza cel mai mic grad de fidelitate in rindul clientilor.

Se poate si fara, dar... mai bine nu!

In atari conditii, ideea unei institutii financiar-bancare care sa functioneze fara o solutie de gestiune a documentelor (Document Management - DM) integrata cu restul sistemului informatic existent nu pare a fi una viabila.

"Desigur, bancile ar putea functiona fara o solutie de DM, dar probabil s-ar situa la nivelul anilor '50-'60, pe vremea cind nu existau sisteme informatice si totul se realiza pe baza de registre dactilografiate sau scrise de mina. (...) Ganditi-va insa ce haos s-ar crea in lipsa unui sistem de DM: inconsistenta in datele clientilor, documente ce nu pot fi gasite, documente pierdute in arhive fizice, acces la informatie mult mai lent, timp indelungat de raspuns pentru diferite aprobari etc.", sustine Catalin Iosif, director vinzari XOR IT Systems. [...]