Arhivarea electronică – un must have al companiilor secolului XX

23 Iulie 2008 - Market Watch.ro

Cine are nevoie de arhivare electronică? Pentru a răspunde la această întrebare, haideţi să ne gândim în primul rând la definiţia acestui proces. Arhivarea electronică reprezintă un sistem informatic ce transpune în format electronic tot fondul arhivistic al unei companii. Toţi cei care lucrează în fiecare zi cu documentele pe suport fizic (hârtie) sau pe suport electronic au nevoie de arhivare electronică. De câte ori ni se întâmplă să nu găsim între toate fişierele de pe calculator un anumit document pentru o şedinţă urgentă, un raport, un bilanţ sau un CV pentru interviul de peste 5 minute? Să nu mai vorbim despre regăsirea acestora în arhivele fizice.

Ştiaţi că, în conformitate cu un studiu realizat în Statele Unite, angajaţii pierd între 20 şi 40% din timpul petrecut la serviciu pentru a căuta diferite acte şi documente?
Prin implementarea unui sistem de arhivare electronică toate aceste probleme ar fi de domeniul trecutului.

Scopul principal al sistemului de arhivare electronică este de a gestiona toate categoriile de documente, date şi informaţii existente în companie. De asemenea, trebuie să permită obţinerea datelor complete, corecte şi în timp real pentru a fluidiza cât mai mult schimburile de informaţii ce au loc în cadrul unui departament, între departamente, între companie şi clienţi etc.

Avantajele implementării unui astfel de sistem sunt numeroase. Pe lângă integrarea într-o singură interfaţă a tuturor documentelor companiei şi administrarea facilă a acestora, mai putem enunţa şi posibilitatea lucrului colaborativ, prin stabilirea traseului pe care trebuie să-l parcurgă un document în cadrul companiei, avantajul reorganizării logice a arhivei, păstrându-se aceeaşi structură de organizare (cabinete, fişete, dosare, documente), până la securizarea accesului la documentele arhivate sau transmiterea diverselor sarcini prin reţea.
XOR IT SYSTEMS distribuie soluţii de arhivare electronică, document management, captură de date, dezvoltare software şi consultanţă.