Cine are nevoie de arhivare electronica?

Pentru a raspunde la aceasta intrebare, haideti sa ne gandim in primul rand la definitia acestui proces. Arhivarea electronica reprezinta un sistem informatic ce transpune in format electronic tot fondul arhivistic al unei companii. Toti cei care lucreaza in fiecare zi cu documentele pe suport fizic (hartie) sau pe suport electronic au nevoie de arhivare electronica. De cate ori ni se intampla sa nu gasim intre toate fisierele de pe calculator un anumit document pentru o sedinta urgenta, un raport, un bilant sau un CV pentru interviul de peste 5 minute? Sa nu mai vorbim despre regasirea acestora in arhivele fizice.

Stiati ca, in conformitate cu un studiu realizat in Statele Unite, angajatii pierd intre 20 si 40% din timpul petrecut la serviciu pentru a cauta diferite acte si documente?

Prin implementarea unui sistem de arhivare electronica toate aceste probleme ar fi de domeniul trecutului.


Scopul

Scopul principal al sistemului de arhivare electronica este de a gestiona toate categoriile de documente, date si informatii existente in companie. De asemenea, trebuie sa permita obtinerea datelor complete, corecte si in timp real pentru a fluidiza cat mai mult schimburile de informatii ce au loc in cadrul unui departament, intre departamente, intre companie si clienti etc.


Avantaje/Beneficii

Avantajele implementarii unui astfel de sistem sunt numeroase. Pe langa integrarea intr-o singura interfata a tuturor documentelor companiei si administrarea facila a acestora, mai putem enunta si posibilitatea lucrului colaborativ, prin stabilirea traseului pe care trebuie sa-l parcurga un document in cadrul companiei, avantajul reorganizarii logice a arhivei, pastrandu-se aceeasi structura de organizare (cabinete, fisete, dosare, documente), pana la securizarea accesului la documentele arhivate sau transmiterea diverselor sarcini prin retea.